Vertrouwenscontactpersoon

  
Marleen Lammers-Walraven
-
[email protected]

De Vertrouwenscontactpersoon (VCP) is binnen S.V.W. het eerste aanspreekpunt voor een ieder die opmerkingen of vragen heeft m.b.t. tot seksuele intimidatie (SI) of andere grensoverschrijdend gedrag (discriminatie, agressie, pesten, e.d.) of over een ander concreet incident (denk aan fraude of matchfixing) een gesprek wil met de vereniging. De VCP is aanspreekbaar voor sporters, ouders of voogden van sporters, toeschouwers, kaderleden, vrijwilligers en bestuur. Deze gesprekken zijn in principe vertrouwelijk. Maar deze vertrouwelijkheid heeft zijn grenzen: ten eerste vanwege het algemeen belang van een veilige sportomgeving en ten tweede vanwege de Nederlandse wetgeving die in bepaalde gevallen de VCP en het bestuur verplicht de vertrouwelijkheid te doorbreken. Is dit laatste het geval, dan is er voor de VCP sprake van een conflict van taken dat zich vooral voordoet als hij/zij in een vertrouwelijk gesprek op de hoogte wordt gesteld van een concreet ernstig incident van grensoverschrijdend gedrag. Overleg tussen de VCP en het bestuur van S.V.W. speelt een belangrijke rol bij het komen tot een oplossing.

Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van haar leden, de VCP zal in alle gevallen dat hij/zij op welke wijze dan ook kennis neemt van een incident m.b.t. grensoverschrijdend
gedrag dit geanonimiseerd met het bestuur moeten bespreken. Hierbij wordt de vertrouwelijkheid
niet geschonden terwijl het bestuur kan beoordelen of en hoe zij moet handelen. Alléén wanneer het
bestuur niet zonder nadere informatie kan handelen, zal zij de VCP om die informatie vragen, waardoor de vertrouwelijkheid (deels) wordt opgeheven.

In onderstaand protocol wordt stapsgewijs de handelwijze van de VCP beschreven in het geval hij/zij in vertrouwen op de hoogte wordt gebracht van een incident m.b.t. grensoverschrijdend gedrag. Ook een eventueel (intern) conflict van taken van de VCP wordt in het protocol beschreven naar te nemen acties. Het protocol blijft met de beschreven handelwijze binnen de grenzen van het functieprofiel van de VCP (zie hieronder).

Eerste opvang: verhaal en emoties
Een ieder kan een beroep doen op de VCP voor vragen, vermoedens, meldingen, klachten en aangifte met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag. De VCP is hiervoor het eerste aanspreekpunt binnen de vereniging. De betrokkene moet in de eerste plaats in vertrouwen een verhaal kwijt kunnen en worden opgevangen in verband met emoties die daarbij kunnen spelen. De VCP geeft hierbij aan:

1. Indien aanwezig bespreekt de VCP de melding met de andere VCP. Samen kijken ze of de melding van dien aard is dat er vervolgstappen gezet moeten worden en welke stappen dit moeten zijn.
2. Incidenten wordt geanonimiseerd met het bestuur besproken omdat die de verantwoordelijkheid heeft om de implicaties voor de vereniging vast te stellen en daarnaar te handelen.
3. De vertrouwelijkheid van het gesprek is begrensd: indien het bestuur oordeelt dat de veiligheid van een of meerdere van haar leden in het geding is en/of wanneer er sprake is van een ernstig strafbaar feit (vastgelegd in het Wetboek van Strafrecht).

Overleg over vervolgstappen: doorverwijzen
Naar aanleiding van wat de VCP ter ore komt, wordt de betrokkene geïnformeerd over mogelijke vervolgstappen en over de (externe) instanties waartoe de betrokkene zich kan wenden voor de verschillende vervolgstappen. De betrokkene maakt hierin zélf een keuze of wordt doorverwezen naar instanties die bij die keuzebepaling kunnen helpen (Vertrouwenspersoon van NOC*NSF, Maatschappelijk werk, huisarts).

Opheffen vertrouwelijkheid
De VCP informeert de betrokkene over de gevolgen die het incident heeft voor de stappen die de VCP moet zetten. Vaak zal overleg plaatsvinden met de andere VCP binnen SVW (zie ook stap 1.) Incidenten zullen geanonimiseerd besproken worden met het bestuur (ook al gemeld in stap 1). Deze beoordeelt hoe vanuit de bestuurlijke verantwoordelijkheid moet worden gehandeld. Indien dit handelen vereist dat (een deel van) de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, zal betrokkene door de VCP hierover uitleg krijgen en om diens toestemming worden gevraagd. Bij toestemming is de vertrouwelijkheid opgeheven. Het opheffen van vertrouwelijkheid gebeurt echter ook zonder toestemming van de betrokkene, maar niet nadat:

-       de VCP de betrokkene heeft uitgelegd waarom hij/zij deze stap moet nemen en om
diens toestemming daarvoor is gevraagd;

-       het is gebleken dat er geen andere weg is dan het opheffen van de vertrouwelijkheid
om het voor het bestuur mogelijk te maken haar verantwoordelijkheid te nemen;

-       naar het oordeel van het bestuur het niet-opheffen van de vertrouwelijkheid voor
betrokkene en/of derden schade of gevaar zal opleveren en dit kan worden voorkomen
door het opheffen van de vertrouwelijkheid;

-       er in gevallen van ernstige twijfel bij de VCP (en/of bij het bestuur) aan de juistheid
van het opheffen van de vertrouwelijkheid, consultatie van zijn/haar collega op
Bondsniveau heeft plaatsgevonden;

Opheffen van de vertrouwelijkheid gebeurt overigens met inachtneming van alle verplichtingen die het bestuur en VCP hebben jegens de bescherming van de privacy van alle betrokken partijen. Met de betrokkene bespreekt de VCP de mogelijke gevolgen van deze stap en verwijst de betrokkene naar relevante hulpverlening. Tevens wordt afgesproken hoe betrokkene op de hoogte wordt gehouden van het handelen van het bestuur.

Overwegingen die tot het opheffen van de vertrouwelijkheid aanleiding kunnen geven zijn:

-       de er is sprake van een ernstig strafbaar feit;

-       er is sprake van angst of onmacht aan de zijde van betrokkene om een strafbare en/of
ongewenste situatie te beëindigen;

-       er is sprake van een voor de betrokkene of derden acute onveilige sportomgeving;

-       er is sprake van gedragingen of een situatie waarin het bestuur vanuit haar verantwoordelijkheid in het algemeen belang moet ingrijpen.

In geval dat de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven omdat er sprake is van een ernstig strafbaar feit waar aangifteplicht voor geldt, zoals bij verkrachting, dan stelt de VCP het bestuur daarvan in kennis en zal het bestuur deze verplichting tot aangifte moeten nakomen. Doet zij dat niet, dan berust deze verplichting in even grote mate bij de VCP. Deze kan echter geen aangifte doen namens de vereniging, maar doet dat dan als privé persoon.

Rapportage aan bestuur
De VCP brengt het bestuur altijd op de hoogte van wat een betrokkene heeft verklaard en welke afspraken met betrekking tot de doorverwijzing zijn gemaakt. Dit gebeurt geanonimiseerd, maar indien het bestuur dit noodzakelijk vindt met verwijzing naar personen (zie hiervoor punt 3 opheffen vertrouwelijkheid).

Verslaglegging
De VCP legt verslag van de gevoerde gesprekken en de daaruit voortvloeiende doorverwijzing en gemaakte afspraken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het standaard formulier dat hiervoor is ontwikkeld. Het registratieformulier voor de VCP en het rapportageformulier voor de rapportage aan het bestuur. Deze formulieren worden binnen de vereniging op een veilige wijze gearchiveerd. De VCP beheert dit archief.

Signalen
Bij vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, anonieme signalen, eigen waarnemingen, of
geruchten daarover, licht de VCP het bestuur in. Besluit het bestuur daarop tot verdere stappen, zoals nader onderzoek, dan wordt de VCP daar niet mee belast. Ook wordt de VCP niet belast met
inhoudelijke taken bij een eventueel tuchtrechtelijk traject, ook al komen de signalen van hem/haar.

Functieprofiel van de VCP

Wat doet een vertrouwenscontactpersoon binnen S.V.W.?  
De VCP is binnen de sportvereniging het eerste aanspreekpunt voor iedereen die te maken heeft met seksuele intimidatie of ander ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie, etc. en hier met iemand over wil praten. De VCP is beschikbaar voor iedereen die opmerkingen of vragen heeft over grensoverschrijdend gedrag of die over een concreet incident een gesprek wil met iemand de bekend is binnen S.V.W. De VCP is er voor sporters, ouders van sporters, toeschouwers, kaderleden, vrijwilligers, bestuur, etc. Hij of zij luistert naar het verhaal van iemand die contact opneemt en helpt hem/haar zoeken naar mogelijkheden om een situatie op te lossen. De vertrouwenscontactpersoon handelt volgens het protocol sociaal veilige sportomgeving en op grond van de gedragscode gewenst gedrag. De vertrouwenscontactpersoon is hierin geen advocaat, politieagent, rechter of therapeut.

Randvoorwaarden

De VCP:

• is geen bestuurslid
• heeft een duidelijk aanspreekpunt binnen bestuur en/of directie
• wordt door het gehele bestuur ondersteund in het komen tot en het behouden van een veilig sportklimaat
• kan om de vier jaar een VOG overleggen
• is niet inhoudelijk betrokken bij procedures
• werkt conform een protocol sociaal veilige sportomgeving tbv preventie en sanctioneren seksuele intimidatie en ander ongewenst gedrag

Attitude

De VCP:

• is een sociaal, toegankelijk, oprecht en gezaghebbend persoon
• geniet het vertrouwen van de bij de vereniging betrokken medewerkers en leden
• heeft levenservaring, is integer en heeft een evenwichtige persoonlijkheid
• is een persoon die zich neutraal en onafhankelijk op kan stellen
• heeft affiniteit met een sociaal veilige sportomgeving en wil daaraan een bijdrage leveren

Vaardigheden

De VCP:

• is in staat zichzelf en het onderwerp sociale veiligheid en seksuele intimidatie aan te kaarten
• kan een vertrouwelijk gesprek voeren met betrokkenen
• kan reflecteren
• kan omgaan met vertrouwelijkheid en weerstanden
• kan omgaan met emoties van zichzelf, betrokkenen en de omgeving
• is in staat mee te werken beleid uit te voeren

Kennis

De VCP:

• weet welke procedures er bij een (dreigend) incident gevolgd kunnen worden
• heeft voldoende kennis van procedurele gang van zaken rondom het indienen van een klacht
• kent de sociale kaart betreffende seksuele intimidatie
• kent de individuele en groepsprocessen die spelen bij seksueel grensoverschrijdend gedrag
• heeft kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur

Aanbevelingen

De VCP:

• heeft VCP-training gevolgd of bereid deze te volgen
• staat open voor deelname aan intervisiebijeenkomsten binnen/tussen bonden

Marleen Lammers-Walraven
-
e-mail: [email protected]